บันทึกสะท้อนการเรียนรู้ครั้งที่ 8
สิ่งที่ได้รับจากการเรียนรู้
การเขียนจดหมายกิจธุระ
การเขียนแบบฟอร์ม การกรอกแบบฟอร์ม
คำว่า แบบฟอร์มเป็นคำไทยกับภาษาอังกฤษ
เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยเว้นช่องว่างให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความ
เพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นไปใช้ประโยชน์
แบบฟอร์มแบ่งเป็น 4 ประเภท
1.แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน
แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้จัดเตรียมขึ้น เพื่อให้สะดวก ไม่เสียเวลา เช่น
แบบฟอร์มสมัครเรียน แบบฟอร์มสมัครงาน เป็นต้น
2.แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือ
กรอกแบบฟอร์มชนิดนี้ใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและทรรศนะของประชาชนกลุ่มต่างๆ
อย่างแบบสอบถามต่างๆ
3.แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์กรชนิดที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรภายในหน่วยงานของตนด้วยวิธีให้กรอกแบบฟอร์มชี้แจงเรื่องซึ่งมักให้รายละเอียด
เช่นแบบฟอร์มใบลา แบบฟอร์มขอเงินกู้สวัสดิการ
4.แบบฟอร์มสัญญา สัญญาในที่นี้หมายถึง
เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น
สัญญาจะซื้อจะขายสินค้า สัญญากู้เงิน สัญญาเช่าบ้าน
จดหมายประเภทกิจธุระ
จดหมายกิจธุระ
เป็นจดหมายที่บุคคลติดต่อกับบุคคลด้วยกิจธุระ เช่น การติดต่อสอบถาม
การบอกขาย การเตือน การทวงถาม การแจ้งข่าวสาร
แต่ถ้ามีการสั่งซื้อมีกำไรมีขาดทุนเรียก จดหมายธุรกิจ
จดหมายเปิดผนึก เป็นจดหมายประเภทกิจธุระ เขียนเผยแพร่ ต่อสาธารณชน
สื่อมวลชน ได้แก่ หนังสือพิมพ์ วิทยุกระจายเสียง เผยแพร่ทางอินเทอร์เน็ต
เพื่อลงหรือประกาศข้อความ และเป็นประโยชน์แก่ส่วนรวม ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเสนแนะ
แสดงความรู้สึก
จดหมายราชการ
จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ
เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง
หรือการติดต่อสื่อสารในระหว่างกระทรวง ทบวง กรม กอง เดียวกัน รวมทั้งติดต่อกับเอกชนต่างๆ จดหมายราชการถือเป็น
เอกสารหลักฐานในการทำงานของรัฐ จึงต้องมีเลขที
การเขียนประกาศ ประกาศเป็นการสื่อสารใช้เผยแพร่ได้อย่างกว้างขว้าง
คือให้บุคคลทุกระดับได้ทราบ ไม่ใช้ข้อความยาวๆหรือละเอียดซับซ้อน
เพราะไม่ดึงดูดความสนใจผู้อ่าน
ประกาศทางราชการ มักมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียด
และเกี่ยวเนื่องกับตัวกฎหมาย โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้ง
ให้บุคคลทั่วไปได้ทราบและหวังผลในการปฏิบัติ ภาษาเป็นภาษาราชการ
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ประเภทจดหมายธุรกิจ
- จดหมายสมัครงาน จดหมายขอเปิดเครดิต
- จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ
- จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับสินค้า
- จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
- จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้
- จดหมายไมตรีจิต ขอบคุณ
ที่กล่าวมาทั้งหมด
เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินล้วนเป็นจดหมายทางธุรกิจ
รูปแบบจดหมายธุรกิจ
1.จดหมายธุรกิจแบบราชการรูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอกแต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ
2.จดหมายธุรกิจแบบไทย
รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจสากล
3.จดหมายธุรกิจแบบสากล
ใช้รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้เป็นสากล แบบบล็อก
และแบบเซมิบล็อก
เขียนหัวข้อจดหมายธุรกิจ
-หัวจดหมาย ชื่อ ที่อยู่บริษัท
-วัน เดือน ปี มักระบุเป็นตัวเลข
-คำขึ้นต้นมักใช้คำว่าเรียน
-ข้อความ มักเขียน 2-3
ย่อหน้า ย่อหน้ามักกล่าวถึงเหตุ
ย่อหน้าต่อมาคือสิ่งที่ประสงค์หรือสิ่งต้องการให้ปฏิบัติ
-คำลงท้ายมักใช้ ขอแสดงความนับถือ
- ลายเซ็นหรือลายมือของผู้ลงนามในจดหมาย
-ชื่อเต็มของผู้ลงนามในจดหมาย
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย
-อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์
นำพยัชนะต้นของชื่อพยัญชนะต้นของนามสกุลมาย่อแล้วเขียนไว้
ความรู้ใหม่ที่ได้รับ
- ขอแสดงความนับถือต่างจากขอแสดงความเคารพคือ
ขอแสดงความเคารพมักใช้กับผู้ที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกันค่ะ อย่างเช่น กับ พ่อ
- ขอแสดงความนับถือใช้เป็นผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรา ไม่มีความสนิท
- อย่างสูงต่อท้ายมักใช้กับผู้มีอาวุโส เช่น ปู่ ย่า ตา ยาย
- การเขียน วัน/เดือน/ปี ในจดหมาย ให้เริ่มเขียนตรงกลางหน้ากระดาษไปทางขวามือ
ข้อเสนอแนะ
- การกรอกแบบฟอร์มสัญญาต่างๆต้องกรอกด้วยความระมัดระวังและเข้าใจเงื่อนไขข้อผูกมัดต่างๆที่ระบุไว้ในสัญญาอย่างละเอียดควรปรึกษาหารือกับผู้รู้หรือผู้ที่มีความสำคัญ
- ในกรณีที่ผู้อื่นกรอกแทนเรา เราต้องอ่านดูให้ถูกต้องแน่นอนก่อน
หากผิดพลาดแล้วอาจเกิดความยุ่งยากหรือเกิดผลเสียภายหลังได้
